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Aktueller Bericht Schulamt/Kitaplatzvergabe - Aktualisierung zum SJBS 07.09.2018

Beigefügt erhalten Sie alle von mir seit Oktober 2017 jeweils zur SVV verfassten Berichte. Zusätzlich noch den Bericht vom 06.08.2018.

Alle diese Berichte finden Sie und alle Eltern immer kurz nach der Sitzung, bzw. dem Berichtstag auf unserer Internetseite www.zossen.de unter Bürger/Bildung und Erziehung/Informationen.

Ziel ist es, die Eltern über den jeweiligen Abarbeitungsstand ihres Antrages zu informieren, aus diesem Grunde werden die Berichte auch im Bürgerbüro erklärt und ausgehändigt, wenn Fragen zur Kitaplatzvergabe gestellt werden.

Im Bericht vom 06.08.2018 hatte ich fogendermaßen informiert:

 

  • Für die Horte Zossen und Wünsdorf erfolgt derzeit gerade die Bearbeitung der Verträge und Bescheide. Es ist davon auszugehen, dass für einige Hortkinder die Versendung der fertigen Unterlagen noch bis in den September andauert.
  • Für die Kinder, die ab 17.09.2018 und später (bis Sommer 2019) einen Kitaplatz erhalten, werden die Unterlagen ab 20.08.2018 gestaffelt nach Aufnahmedatum bearbeitet und an die Eltern versandt. Bis spätestens Ende des Jahres 2018 ist die Bearbeitung aller Anträge, auch der in 2019 erfolgenden Aufnahmen vollständig abgeschlossen.
  • Mit der Aufnahme ab 17.09.2018 liegen wir für alle Kinder auch im beantragten Aufnahmetermin.

 

Die Bearbeitung der Hortaufnahmen für Wünsdorf und Zossen ist intern bereits abgeschlossen. Die Unterlagen für die Kinder im Hort Zossen werden bis Ende dieser Woche versandt. Die Unterlagen für die Kinder im Hort Wünsdorf dann bis Ende kommender Woche, bis 15.09.2018. Danach erfolgt noch die Bearbeitung von Einzelhortanträgen wegen Zuzug unterjährig.

Nach Feststellung der mit dem Schulanfang 20.08. neu verfügbaren Kitaplätze, also nach Feststellung der verbindlichen Einschulungen per 25.07.2018 wurden von mir per Verfügung alle bis dahin eingereichten Kitaanträge (Stand Freitag 27.07.2018) bearbeitet und Plätze zugewiesen.

 

Wie bereits per 06.08.2018 berichtet, sind bereits abgearbeitet:

  • Gleichzeitig mit der Hortaufnahme haben wir im Juli die Neuaufnahme von Kita-Kindern bearbeitet und für die Aufnahmetermine bis mindestens 03.09.2018, also Eingewöhnung ab 20.08.2018 vollständig mit allen Verträgen und Bescheiden abgeschlossen und an die Eltern versandt.
  • Für die Kitas Aponi und Bienennest wurden bereits alle nach Schulanfang neu zur Verfügung stehenden Plätze wieder belegt.
  • Für alle anderen Kitas wurden intern bereits alle vorhandenen Anträge bis einschließlich Schulanfang August 2019/2010 bearbeitet und die Plätze zugewiesen. Die Unterlagen wurden für alle Kinder, die bis 03.09. 2018 einen Kitaplatz erhalten, bereits versandt.
  • Für die Kinder, die ab 17.09.2018 und später (bis Sommer 2019) einen Kitaplatz erhalten, werden die Unterlagen ab 20.08.2018 gestaffelt nach Aufnahmedatum bearbeitet und an die Eltern versandt. Bis spätestens Ende des Jahres 2018 ist die Bearbeitung aller Anträge, auch der in 2019 erfolgenden Aufnahmen vollständig abgeschlossen.
  • Mit der Aufnahme ab 17.09.2018 liegen wir für alle Kinder auch im beantragten Aufnahmetermin. Davon können alle Eltern in ihrer Planung ausgehen.

Bis Ende letzter Woche, 01.09.2018 wurden die Unterlagen für Kita-Aufnahmen bis einschließlich Ende Oktober 2018 an die Eltern versandt. Wir liegen hinsichtlich der von den Eltern geäußerten Aufnahmetermine absolut im Wunschzeitpunkt. So dass alle Eltern, auch die ab November einen Platz beantragt haben, davon ausgehen können, zu gewünschten Zeitpunkt einen Platz zu erhalten und die Unterlagen vorher übersandt zu bekommen.

Neben der derzeitigen Bearbeitung der Hortverfahren werden ab dieser Woche die neuen Anträge auf Stundenerhöhungen für bereits bestehende Verträge bearbeitet. Nächste Woche, Stand 15.09.2018 werden alle neu (nach dem 27.07.) gestellten Kitaanträge erfasst und von mir Plätze zugewiesen bis einschließlich der bis Juni 2019 begehrten Neuaufnahmen. Diese erhalten dann, wiederum gestaffelt nach Aufnahmedatum bis Ende des Jahres 2018 die Unterlagen für die Kita-Aufnahmen übersandt.

Neue Aufnahmen für Aufnahmedaten ab Juli 2019 können aufgrund der Schließzeiten im Sommer und der erst Ende Juli 2019 festzustellenden Anzahl der neu (Schulanfänger) frei werdenden Plätze wiederum erst ab August 2019 erfolgen.

Dieses Verfahren kann und wird jedes Jahr erst in diesem Zeitraum erfolgen, da zuerst die Anzahl der Schulanfänger festgestellt und diese Kinder in der Kita verbindlich durch uns abgemeldet werden müssen. Vorher sind die Plätze in der Kita (Software) nicht frei.

Durch die Beitragsfreistellung für das letzte Kitajahr kommt ein enormer zusätzlicher Bearbeitungsaufwand hinzu. Diese Bearbeitung habe ich aufgrund der von mir gesetzten Prioritäten nach hinten gestellt. Die Bearbeitung kann erst mit der Schaffung einer neuen Stelle, hoffentlich zum 01.10.2018 begonnen werden und wird dann sicherlich noch bis ins Frühjahr 2019 andauern, da über 200 Akten jeweils 2-fach in der Beitragsberechnung bearbeitet werden müssen. Einmal Beitrag auf Null und Essengeld veranlagen – für die Eltern. Und einmal Beitrag wie echt nach Einkommen berechnen (ohne Essengeld), um gegenüber dem Land Brandenburg nachweisen zu können, dass die Pauschale zum Ausgleich des Beitragsausfalles nicht ausreicht. Diese Berechnung ist zweimal oder viermal pro Jahr (noch unklar) von uns durchzuführen.

Schreiber

Bürgermeisterin

 

Aktueller Bericht zur Situation Abarbeitung Schulamt, Stand 6. August 2018

Im Bericht zur letzten Stadtverordnetenversammlung am 27. Juni 2018 hatte ich über die schon abgearbeiteten Verfahren informiert und Prioritäten für die Abarbeitung des Rückstandes wie folgt gesetzt:

  • Alle Hortplätze wurden von mir bereits zugewiesen. Die Änderungsverträge und Bescheide werden bereits erstellt, nacheinander für die Horte Glienick, Dabendorf, Zossen und Wünsdorf. Diese Verfahren wollen wir bis spätestens Mitte August abschließen, also rechtzeitig vor dem Schulanfang.
  • Anschließend beginnen wir mit der Vergabe der mit dem Schulanfang (20. August) frei werdenden Plätze und der Aufnahme der neuen Kinder. In den Sommermonaten finden keine neuen Aufnahmen mehr statt, da keine weiteren Plätze frei sind und in den Schließzeiten bzw. auch 14 Tage davor keine Eingewöhnungen durchgeführt werden können.
  • Es sind bereits Anträge für Kitaplätze ab September 2019 eingegangen. Diesen Eltern wird schriftlich mitgeteilt, dass die Bearbeitung des Antrages nicht vor Juni 2019 erfolgen kann, da dann erst die neuen Schulanfänger 2019/20 feststehen und damit die neuen freien Kapazitäten.

Von Anfang Juli bis zum heutigen Tage (in den letzten 4 Wochen) sind für die Horte Glienick und Dabendorf bereits vollständig die Aufnahmen der neuen Kinder erfolgt, alle Verträge und Bescheide fertiggestellt und an die Eltern versandt.

Für die Horte Zossen und Wünsdorf erfolgt derzeit gerade die Bearbeitung der Verträge und Bescheide. Es ist davon auszugehen, dass für einige Hortkinder die Versendung der fertigen Unterlagen noch bis in den September andauert. Es besteht aber für diese Eltern kein Grund zur Sorge, da die Leitung der Horte Zossen und Wünsdorf über die vollständigen Listen der neu aufzunehmenden Kinder verfügt und alle Kinder ab dem 1. Schultag den Hort besuchen können.

Gleichzeitig mit der Hortaufnahme haben wir im Juli die Neuaufnahme von Kita-Kindern bearbeitet und für die Aufnahmetermine bis mindestens 3. September 2018, also Eingewöhnung ab 20. August 2018 vollständig mit allen Verträgen und Bescheiden abgeschlossen und an die Eltern versandt.

Für die Kitas Aponi und Bienennest wurden bereits alle nach Schulanfang neu zur Verfügung stehenden Plätze wieder belegt.

Für alle anderen Kitas wurden intern bereits alle vorhandenen Anträge bis einschließlich Schulanfang August 2019/2010 bearbeitet und die Plätze zugewiesen. Die Unterlagen wurden für alle Kinder, die bis 3. September 2018 einen Kitaplatz erhalten, bereits versandt.

Für die Kinder, die ab 17. September 2018 und später (bis Sommer 2019) einen Kitaplatz erhalten, werden die Unterlagen ab 20. August 2018 gestaffelt nach Aufnahmedatum bearbeitet und an die Eltern versandt. Bis spätestens Ende des Jahres 2018 ist die Bearbeitung aller Anträge, auch der in 2019 erfolgenden Aufnahmen vollständig abgeschlossen.

Mit der Aufnahme ab 17. September 2018 liegen wir für alle Kinder auch im beantragten Aufnahmetermin. Bis dahin ist der „Rückstau“ in der Aufnahme durch die Schließzeiten Juli, August und die vor Schulanfang nicht vorhandenen Plätze abgearbeitet. Davon können alle Eltern in ihrer Planung ausgehen.

Da die interne Zuweisung der Plätze durch mich bereits erfolgt ist, kann ich heute schon mitteilen, dass nach dieser Zuweisung in allen Kitas der Stadt Zossen (außer in Schöneiche) nach Aufnahme der jetzt vorgesehenen Kinder keine freien Plätze mehr zur Verfügung stehen. Wenn in der Wunscheinrichtung kein Platz ist und eine Aufnahme erfolgen soll, kann und wird dies nur in der Kita Schöneiche geschehen.

Neue Plätze werden dann erst wieder mit dem Übergang der Schulanfänger zum Schuljahr 2019/2020 von Kita in Hort frei, also zu Ende August 2019. Diese Plätze können erst vergeben werden, wenn die Schulanfänger verbindlich feststehen und damit die konkret frei werdenden Plätze. Eine Vergabe dieser Plätze kann und wird also nicht vor Juli 2019 erfolgen! Wobei darauf hinzuweisen ist, dass die Plätze erst mit dem Schulanfang Ende August frei sind und in der Schließzeit der Kita und 14 Tage vorher ohnehin aus tatsächlichen und offensichtlichen Gründen keine Kinder aufgenommen werden können.

Schreiber,
Bürgermeisterin

Ausführlicher Bericht zur Situation im Schulamt

Im Hauptausschuss am 28.09.2017 habe ich umfangreich über die Situation im Schulamt unterrichtet. Aufgrund eines Mitte September 2017 eingetretenen Arbeitsausfalls habe ich einiges zu kompensieren gehabt, um die Anträge der Eltern zur Abarbeitung zu bringen. Ich werde hier etwas umfangreicher ausführen, da es dann besser verständlich wird.

Es gibt genau 1 VZE, also eine Vollzeitstelle mit 40 Stunden Arbeitszeit pro Woche für den Bereich der Kitaverwaltung. Wie in allen anderen Bereichen auch im Rathaus, gibt es keinen „doppelten Boden“, also 2 Stellen für einen Arbeitsplatz. Das können und wollen wir uns nicht leisten, da wir sonst einen sehr hohen Personalüberhang hätten. Jede öffentliche Verwaltung ist angehalten, mit ihren Mitteln sparsam und wirtschaftlich umzugehen. Wir schaffen also nirgendwo eine zweite Stelle als „Reserve“, falls mal einer krank wird, wenn der Leistungsumfang des Arbeitsplatzes nur 1 VZE hergibt. Dies führt dann im Krankheitsfall dazu, dass Arbeit liegenbleibt und entsprechend später abgearbeitet werden muss. So ist der Grundsatz überall, der auch für den Bereich Schulamt gilt. Um es ganz deutlich zu sagen, 1 VZE reicht absolut aus, um in der normalen Arbeitszeit die anfallenden Tätigkeiten zu erledigen.

Im Bereich Schulamt, Kitaverwaltung verließ uns im Sommer 2016 die dort langjährig eingesetzte Mitarbeiterin aus eigenem Wunsch. Bis eine neue Mitarbeiterin gefunden werden konnte, Herbst 2016, blieb die Arbeit dort liegen. Die Stadtverordneten wurden darüber damals unterrichtet.

 

Dann wurde die neue Mitarbeiterin umfangreich eingearbeitet, da sie nicht aus diesem Arbeitsgebiet kam. Die Einarbeitung habe ich selbst übernommen, was mich schon im letzten Jahr wahnsinnig viele Stunden, eher Monate meiner Arbeitszeit gekostet hat, die „übrige“ Arbeit als Bürgermeisterin musste und habe ich nebenbei auch noch geleistet. Dabei habe ich die Abläufe im Schulamt in ordentliche Bahnen geleitet, strikte Einhaltung von Verwaltungsverfahren, keine Bearbeitung nach dem Motto „wer am lautesten schreit, kommt zuerst“ sondern nach von mir festgelegten Prioritäten, um den Rückstand abzubauen.

Diese Prioritäten berücksichtigen die verschiedenen Belange aller Eltern und bearbeiten die Fallgruppe zuerst, die die gravierendsten Auswirkungen bei den Eltern hat:

·      Zuerst werden die Verfahren bearbeitet für Kinder, die noch gar keinen Kitaplatz haben, damit die Eltern wieder arbeiten gehen können.

·      Dazu gehören dann auch die massiv im September anfallenden Aufnahmen der Hortkinder.

·      Dann werden Anträge auf „Stundenerhöhungen“ bearbeitet, von Kindern die schon einen Platz haben, dort aber längere Betreuungszeiten erforderlich geworden sind.

·      Dann die Kündigungen, es sei denn es handelte sich um neue Hortkinder, da wurde es beim Hortantrag mit bearbeitet.

·      Und zu guter Letzt die Anträge auf Überprüfung des Elternbeitrages.

Natürlich geht jedes Elternteil erstmal davon aus, dass sein Anliegen das allerwichtigste ist. Ich kann diese Einstellung persönlich auch nachvollziehen. Aber nur weil jemand sich ständig beschwert und darlegt, warum er einen neuen Beitragsbescheid haben will, sind die Auswirkung bei ihm nicht so schlimm, wie bei Eltern die noch gar keinen Platz haben. Auch eine nicht bearbeitete Stundenerhöhung ist im Einzelfall schlimm, das sehe ich absolut ein, aber nicht so gravierend, wie gar kein Platz.

Wir haben in der Kitaverwaltung ca. 1000 Kinder in der ständigen Bearbeitung. Pro Jahr gehen ca. 200 Kinder aus der Kita raus und dann werden diese Plätze wieder neu besetzt. Und ca. 150 Kinder aus dem Hort raus und neue wieder rein. Zu den zu leistenden Arbeiten gehören für jedes einzelne Kind: die Prüfung des Rechtsanspruches für alle neuen Kinder, Ergebnis ist ein Bescheid über den Rechtsanspruch. Die Zuweisung der Kinder in die Einrichtungen, Ergebnis ist ein Betreuungsvertrag. Die Berechnung des Elternbeitrages, Feststellung des anzusetzenden Vermögens, Ergebnis ist ein Bescheid über den Elternbeitrag.

Für jedes Kind das bereits in einer unserer Einrichtungen ist, wird das Einkommen jedes Jahr neu festgestellt, da sich daran etwas geändert haben könnte, dann ergeht ein neuer Bescheid.

Für jedes Kind besteht ein Rechtsanspruch per Gesetz im Kitabereich für 30 Stunden, im Hort für 20 Stunden. Darüber hinaus nur in dem Umfang, welcher durch Arbeitszeiten nachgewiesen ist. Dieser zusätzliche Anspruch ist extra auszurechnen und zu bescheiden. Wenn sich also die Arbeitszeiten ändern oder Eltern eine neue Arbeit aufnehmen, dann muss der Rechtsanspruch komplett neu geprüft und beschieden werden.

Im Herbst 2016 hatten wir ca. 120 Anträge von Eltern vorliegen, die eine Erstaufnahme in die Kita begehrten und das schon seit vielen Monaten, nicht erst seit Sommer. Angeblich konnten diese Kinder nicht aufgenommen werden, weil wir nicht genügend Plätze hätten. Dies führte bei den Eltern zu der „Gepflogenheit“, jede Woche im Schulamt persönlich oder telefonisch darum zu bitten, doch endlich einen Platz zu bekommen. Ohne dass das ein Ergebnis gehabt hätte.

 

Nachdem ich mit der neuen Mitarbeiterin dort aufgeräumt und Ordnung geschaffen hatte, war im Dezember 2016 klar, dass wir für alle Kinder einen Platz zur Verfügung stellen können. Darüber hatte ich auch die Presse, die Stadtverordneten und die Eltern informiert. Binnen der nächsten drei Monate hatten wir alle vorliegenden Anträge aus 2016 abschließend bearbeitet und den Kindern einen Platz zugewiesen.

 

Wöchentlich kamen und kommen natürlich auch immer neue Anträge auf einen Kitaplatz rein (die neuen für 2017), die dann auch bearbeitet werden müssen. Alle Kinder deren Anträge bis einschließlich Anfang August 2017 gestellt wurden (schon für Aufnahmen bis August 2018), wurden von mir im August einer Einrichtung zugewiesen. Es ist für alle Kinder ein Platz da, nicht immer in der Wunscheinrichtung, aber ein Platz. Die Bescheide für alle Aufnahmen September und Oktober 2017 wurden bis Mitte August 2017 fertiggestellt.

Zum Schuljahreswechsel kommen dann die Kitaplatzkündigungen und die Hortaufnahmen alle zu Ende August/Anfang September. Diese konnten nicht alle vollständig mit allen Bescheiden bis zum Beginn des Schuljahres abgearbeitet werden. Aber alle Eltern hatten bis Mitte August schriftlich die Mitteilung darüber im Briefkasten, dass ihr Kind in den Hort aufgenommen ist. Die Meldung ist auch an die Horte gegangen. Somit war eine Betreuung aller neuen Hortkinder ab 04.09.2017 gewährleitstet und die Eltern wussten alle Bescheid.

Die Bescheidung aller Hortkinder wurde dann im September begonnen und sollte bis Ende September abgeschlossen sein. Aufgrund des Ausfalls der Mitarbeiterin Mitte September kam diese Abarbeitung ins Stocken und es wird nun  bis ca. Mitte Oktober dauern.

Von Mitte bis Ende Oktober sind die Neuaufnahmen der Kitakinder für November und Dezember 2017 dran und dann die Stundenerhöhungen in der Bearbeitung.

Danach noch übriggebliebene Kündigungen. Und anschließend die Neuaufnahmen der Kitakinder  von Januar bis August 2018, sowie die ganz neu eingereichten Aufnahmeanträge.

Erst danach und nicht eher werden wir die Anträge auf Änderung der Elternbeitragsbescheide bearbeiten.

Aus der Vergangenheit geerbt haben wir die Angewohnheit einiger (ausdrücklich nicht aller) Eltern, durch telefonische oder persönliche Vorsprache eine Beschleunigung ihrer Bearbeitung erlangen zu wollen. Dies hat noch nie zu einer Beschleunigung geführt und kann dies auch gar nicht. In den letzten Monaten habe ich auch einige solcher Gespräche führen dürfen.

Diese Gespräche habe ich kurz und direkt gemacht: „Ich kann nur eine Sache zur selben Zeit, entweder führe ich ein philosophisches Gespräch mit Ihnen oder ich bearbeite eine konkrete Akte. Nicht Ihre, sondern die die dran ist. Aber die Stunde, die ich mit Ihnen rede, kann keine Akte im Schulamt bearbeitet werden. Dadurch wird der Berg nicht kleiner, sondern größer.“

Um es noch einmal deutlich zu sagen, ich verstehe, dass es für etliche Eltern keine schöne Situation ist. Und ich bin seit dem Personalwechsel im letzten Jahr sehr intensiv mit meiner eigenen Arbeitszeit im Schulamt drin, um eine Verbesserung der Abarbeitung zu erlangen. Das hat auch über  viele Monate gut funktioniert.

Da mir klar ist, dass solange nichts liegenbleiben kann und danach der Rückstand weiter angewachsen wäre, habe ich die im Hauptausschuss dargelegten Maßnahmen ergriffen. Aus mehreren Bereichen sind Mitarbeiter mit jeweils einem Stundenanteil für den Bereich Schulamt abgezogen worden, für die Zeit, in der die Stelle nicht besetzt ist. Zusammengerechnet über alle eingesetzten Mitarbeiter kommen wir wieder ungefähr auf 1 VZE, also eine 40 Stunden-Stelle.

Für die Mitarbeiter bedeutet das eine zusätzliche Arbeitsbelastung, da ihre übrige Arbeit liegenbleibt und sich dort die Bearbeitungszeiten verlängern. Und für mich selbst bedeutet dies einen sehr hohen Zeiteinsatz dort, weil ich die Mitarbeiter in die Abläufe und Verwaltungsverfahren einarbeite. Und meine Arbeit macht sonst ohnehin kein anderer. Und da die meisten Dinge in meinem Bürgermeisterjob keinen Aufschub dulden, bedeutet dies dann „Freizeit“ die dafür draufgeht. Die Windkraftunterlagen habe ich nicht zum Hauptausschuss fertigstellen können, aber bis zur SVV mussten sie fertig sein. Also habe ich sie gemacht, wie im Hauptausschuss zugesagt, zur Not nachts.

Ich habe nicht einfach ein Schild an die Tür gehängt, „geschlossen“ und alle Anträge liegengelassen. Ich kenne keine andere Verwaltung, die auf so engagierte Weise möglichst schnell wieder in die Abarbeitung geht. Und ich kenne auch keinen anderen Bürgermeister, der sich selbst mit so viel Arbeitskraft in die Beseitigung eines Rückstandes auf einem Mitarbeiterarbeitsplatz begibt. Wir tun alles, um so schnell wie möglich die vorhandenen Anträge zu bearbeiten, in der oben genannten Priorität.

Mittlerweile ist geklärt, dass zum Januar 2018 eine eingearbeitete Mitarbeiterin diese Stelle wieder voll besetzen wird. Bis dahin werden die von mir schon eingearbeiteten Mitarbeiter in dem Bereich tätig sein. Ich denke, ich habe hier ausführlich dargelegt, dass ich das Problem ernst nehme und binnen kürzester Zeit Lösungen geschaffen habe.

Schreiber

11.10.2017