Ausführlicher Bericht zur Situation im Schulamt

Im Hauptausschuss am 28.09.2017 habe ich umfangreich über die Situation im Schulamt unterrichtet. Aufgrund eines Mitte September 2017 eingetretenen Arbeitsausfalls habe ich einiges zu kompensieren gehabt, um die Anträge der Eltern zur Abarbeitung zu bringen. Ich werde hier etwas umfangreicher ausführen, da es dann besser verständlich wird.

Es gibt genau 1 VZE, also eine Vollzeitstelle mit 40 Stunden Arbeitszeit pro Woche für den Bereich der Kitaverwaltung. Wie in allen anderen Bereichen auch im Rathaus, gibt es keinen „doppelten Boden“, also 2 Stellen für einen Arbeitsplatz. Das können und wollen wir uns nicht leisten, da wir sonst einen sehr hohen Personalüberhang hätten. Jede öffentliche Verwaltung ist angehalten, mit ihren Mitteln sparsam und wirtschaftlich umzugehen. Wir schaffen also nirgendwo eine zweite Stelle als „Reserve“, falls mal einer krank wird, wenn der Leistungsumfang des Arbeitsplatzes nur 1 VZE hergibt. Dies führt dann im Krankheitsfall dazu, dass Arbeit liegenbleibt und entsprechend später abgearbeitet werden muss. So ist der Grundsatz überall, der auch für den Bereich Schulamt gilt. Um es ganz deutlich zu sagen, 1 VZE reicht absolut aus, um in der normalen Arbeitszeit die anfallenden Tätigkeiten zu erledigen.

Im Bereich Schulamt, Kitaverwaltung verließ uns im Sommer 2016 die dort langjährig eingesetzte Mitarbeiterin aus eigenem Wunsch. Bis eine neue Mitarbeiterin gefunden werden konnte, Herbst 2016, blieb die Arbeit dort liegen. Die Stadtverordneten wurden darüber damals unterrichtet.

 

Dann wurde die neue Mitarbeiterin umfangreich eingearbeitet, da sie nicht aus diesem Arbeitsgebiet kam. Die Einarbeitung habe ich selbst übernommen, was mich schon im letzten Jahr wahnsinnig viele Stunden, eher Monate meiner Arbeitszeit gekostet hat, die „übrige“ Arbeit als Bürgermeisterin musste und habe ich nebenbei auch noch geleistet. Dabei habe ich die Abläufe im Schulamt in ordentliche Bahnen geleitet, strikte Einhaltung von Verwaltungsverfahren, keine Bearbeitung nach dem Motto „wer am lautesten schreit, kommt zuerst“ sondern nach von mir festgelegten Prioritäten, um den Rückstand abzubauen.

Diese Prioritäten berücksichtigen die verschiedenen Belange aller Eltern und bearbeiten die Fallgruppe zuerst, die die gravierendsten Auswirkungen bei den Eltern hat:

·      Zuerst werden die Verfahren bearbeitet für Kinder, die noch gar keinen Kitaplatz haben, damit die Eltern wieder arbeiten gehen können.

·      Dazu gehören dann auch die massiv im September anfallenden Aufnahmen der Hortkinder.

·      Dann werden Anträge auf „Stundenerhöhungen“ bearbeitet, von Kindern die schon einen Platz haben, dort aber längere Betreuungszeiten erforderlich geworden sind.

·      Dann die Kündigungen, es sei denn es handelte sich um neue Hortkinder, da wurde es beim Hortantrag mit bearbeitet.

·      Und zu guter Letzt die Anträge auf Überprüfung des Elternbeitrages.

Natürlich geht jedes Elternteil erstmal davon aus, dass sein Anliegen das allerwichtigste ist. Ich kann diese Einstellung persönlich auch nachvollziehen. Aber nur weil jemand sich ständig beschwert und darlegt, warum er einen neuen Beitragsbescheid haben will, sind die Auswirkung bei ihm nicht so schlimm, wie bei Eltern die noch gar keinen Platz haben. Auch eine nicht bearbeitete Stundenerhöhung ist im Einzelfall schlimm, das sehe ich absolut ein, aber nicht so gravierend, wie gar kein Platz.

Wir haben in der Kitaverwaltung ca. 1000 Kinder in der ständigen Bearbeitung. Pro Jahr gehen ca. 200 Kinder aus der Kita raus und dann werden diese Plätze wieder neu besetzt. Und ca. 150 Kinder aus dem Hort raus und neue wieder rein. Zu den zu leistenden Arbeiten gehören für jedes einzelne Kind: die Prüfung des Rechtsanspruches für alle neuen Kinder, Ergebnis ist ein Bescheid über den Rechtsanspruch. Die Zuweisung der Kinder in die Einrichtungen, Ergebnis ist ein Betreuungsvertrag. Die Berechnung des Elternbeitrages, Feststellung des anzusetzenden Vermögens, Ergebnis ist ein Bescheid über den Elternbeitrag.

Für jedes Kind das bereits in einer unserer Einrichtungen ist, wird das Einkommen jedes Jahr neu festgestellt, da sich daran etwas geändert haben könnte, dann ergeht ein neuer Bescheid.

Für jedes Kind besteht ein Rechtsanspruch per Gesetz im Kitabereich für 30 Stunden, im Hort für 20 Stunden. Darüber hinaus nur in dem Umfang, welcher durch Arbeitszeiten nachgewiesen ist. Dieser zusätzliche Anspruch ist extra auszurechnen und zu bescheiden. Wenn sich also die Arbeitszeiten ändern oder Eltern eine neue Arbeit aufnehmen, dann muss der Rechtsanspruch komplett neu geprüft und beschieden werden.

Im Herbst 2016 hatten wir ca. 120 Anträge von Eltern vorliegen, die eine Erstaufnahme in die Kita begehrten und das schon seit vielen Monaten, nicht erst seit Sommer. Angeblich konnten diese Kinder nicht aufgenommen werden, weil wir nicht genügend Plätze hätten. Dies führte bei den Eltern zu der „Gepflogenheit“, jede Woche im Schulamt persönlich oder telefonisch darum zu bitten, doch endlich einen Platz zu bekommen. Ohne dass das ein Ergebnis gehabt hätte.

 

Nachdem ich mit der neuen Mitarbeiterin dort aufgeräumt und Ordnung geschaffen hatte, war im Dezember 2016 klar, dass wir für alle Kinder einen Platz zur Verfügung stellen können. Darüber hatte ich auch die Presse, die Stadtverordneten und die Eltern informiert. Binnen der nächsten drei Monate hatten wir alle vorliegenden Anträge aus 2016 abschließend bearbeitet und den Kindern einen Platz zugewiesen.

 

Wöchentlich kamen und kommen natürlich auch immer neue Anträge auf einen Kitaplatz rein (die neuen für 2017), die dann auch bearbeitet werden müssen. Alle Kinder deren Anträge bis einschließlich Anfang August 2017 gestellt wurden (schon für Aufnahmen bis August 2018), wurden von mir im August einer Einrichtung zugewiesen. Es ist für alle Kinder ein Platz da, nicht immer in der Wunscheinrichtung, aber ein Platz. Die Bescheide für alle Aufnahmen September und Oktober 2017 wurden bis Mitte August 2017 fertiggestellt.

Zum Schuljahreswechsel kommen dann die Kitaplatzkündigungen und die Hortaufnahmen alle zu Ende August/Anfang September. Diese konnten nicht alle vollständig mit allen Bescheiden bis zum Beginn des Schuljahres abgearbeitet werden. Aber alle Eltern hatten bis Mitte August schriftlich die Mitteilung darüber im Briefkasten, dass ihr Kind in den Hort aufgenommen ist. Die Meldung ist auch an die Horte gegangen. Somit war eine Betreuung aller neuen Hortkinder ab 04.09.2017 gewährleitstet und die Eltern wussten alle Bescheid.

Die Bescheidung aller Hortkinder wurde dann im September begonnen und sollte bis Ende September abgeschlossen sein. Aufgrund des Ausfalls der Mitarbeiterin Mitte September kam diese Abarbeitung ins Stocken und es wird nun  bis ca. Mitte Oktober dauern.

Von Mitte bis Ende Oktober sind die Neuaufnahmen der Kitakinder für November und Dezember 2017 dran und dann die Stundenerhöhungen in der Bearbeitung.

Danach noch übriggebliebene Kündigungen. Und anschließend die Neuaufnahmen der Kitakinder  von Januar bis August 2018, sowie die ganz neu eingereichten Aufnahmeanträge.

Erst danach und nicht eher werden wir die Anträge auf Änderung der Elternbeitragsbescheide bearbeiten.

Aus der Vergangenheit geerbt haben wir die Angewohnheit einiger (ausdrücklich nicht aller) Eltern, durch telefonische oder persönliche Vorsprache eine Beschleunigung ihrer Bearbeitung erlangen zu wollen. Dies hat noch nie zu einer Beschleunigung geführt und kann dies auch gar nicht. In den letzten Monaten habe ich auch einige solcher Gespräche führen dürfen.

Diese Gespräche habe ich kurz und direkt gemacht: „Ich kann nur eine Sache zur selben Zeit, entweder führe ich ein philosophisches Gespräch mit Ihnen oder ich bearbeite eine konkrete Akte. Nicht Ihre, sondern die die dran ist. Aber die Stunde, die ich mit Ihnen rede, kann keine Akte im Schulamt bearbeitet werden. Dadurch wird der Berg nicht kleiner, sondern größer.“

Um es noch einmal deutlich zu sagen, ich verstehe, dass es für etliche Eltern keine schöne Situation ist. Und ich bin seit dem Personalwechsel im letzten Jahr sehr intensiv mit meiner eigenen Arbeitszeit im Schulamt drin, um eine Verbesserung der Abarbeitung zu erlangen. Das hat auch über  viele Monate gut funktioniert.

Da mir klar ist, dass solange nichts liegenbleiben kann und danach der Rückstand weiter angewachsen wäre, habe ich die im Hauptausschuss dargelegten Maßnahmen ergriffen. Aus mehreren Bereichen sind Mitarbeiter mit jeweils einem Stundenanteil für den Bereich Schulamt abgezogen worden, für die Zeit, in der die Stelle nicht besetzt ist. Zusammengerechnet über alle eingesetzten Mitarbeiter kommen wir wieder ungefähr auf 1 VZE, also eine 40 Stunden-Stelle.

Für die Mitarbeiter bedeutet das eine zusätzliche Arbeitsbelastung, da ihre übrige Arbeit liegenbleibt und sich dort die Bearbeitungszeiten verlängern. Und für mich selbst bedeutet dies einen sehr hohen Zeiteinsatz dort, weil ich die Mitarbeiter in die Abläufe und Verwaltungsverfahren einarbeite. Und meine Arbeit macht sonst ohnehin kein anderer. Und da die meisten Dinge in meinem Bürgermeisterjob keinen Aufschub dulden, bedeutet dies dann „Freizeit“ die dafür draufgeht. Die Windkraftunterlagen habe ich nicht zum Hauptausschuss fertigstellen können, aber bis zur SVV mussten sie fertig sein. Also habe ich sie gemacht, wie im Hauptausschuss zugesagt, zur Not nachts.

Ich habe nicht einfach ein Schild an die Tür gehängt, „geschlossen“ und alle Anträge liegengelassen. Ich kenne keine andere Verwaltung, die auf so engagierte Weise möglichst schnell wieder in die Abarbeitung geht. Und ich kenne auch keinen anderen Bürgermeister, der sich selbst mit so viel Arbeitskraft in die Beseitigung eines Rückstandes auf einem Mitarbeiterarbeitsplatz begibt. Wir tun alles, um so schnell wie möglich die vorhandenen Anträge zu bearbeiten, in der oben genannten Priorität.

Mittlerweile ist geklärt, dass zum Januar 2018 eine eingearbeitete Mitarbeiterin diese Stelle wieder voll besetzen wird. Bis dahin werden die von mir schon eingearbeiteten Mitarbeiter in dem Bereich tätig sein. Ich denke, ich habe hier ausführlich dargelegt, dass ich das Problem ernst nehme und binnen kürzester Zeit Lösungen geschaffen habe.

Schreiber

11.10.2017